总账报表基本操作流程
操加操作员
双击鼠标左键打开桌面【系统管理】图标,打开系统管理 点击【系统】 点击【注册】打开系统管理员(Admin)注册对话框 点击【确定】按钮 点击【权限】 点击【操作员】 点击【增加】按钮打开增加操作员对话框 输入操作员编码/操作员姓名/操作员口令/确认口令 点击【增加】按钮后退出操作员即增加操作员完成。
建立帐套
仍在系统管理界面点击【帐套】 点击【建立】打开帐套信息对话框 输入帐套号/帐套名称/选择会计启用期间(一经确定不可更改) 点击【下一步】按钮 输入单位名称/单位简称 点击【下一步】按钮 打开核算类型对话框—输入本币代码/本币名称/选择企业类型/选择企业性质为“新会计制度科目”(一经确定不可更改) 点击【下一步】按钮
打开基础信息对话框(根据情况选择分类,建议全选中) 点击【完成】按钮 设置分类编码方案/按【完成】按钮 设置小数点位数/按【完成】按钮 创建帐套完成。
设置权限
1. 设置明细权限:仍在系统管理界面点击【权限】——点击【权限】打开操作员权限对话框——在画面右上角选择所需帐套——在左边选择所需操作员——点击【增加】按钮打开增加权限对话框——在左边选择产品分类(例如双击总帐变成蓝色即已授予权限)或在右边选择明细权限双击后显示蓝色即表选中 按【确定】按钮即可。
2. 设置帐套主管:仍在操作员权限对话框——在左边选择所需操作员——在画面右上角选择所需帐套——在帐套主管选择框中打“√”后再点击【确定】即可。
帐套备份(帐套数据输出)
仍在系统管理界面点击【帐套】 点击【备份】打开备份对话框 选择需备份帐套
点击【确定】按钮(系统自动处理压缩及拷贝进程) 打开选择备份目标对话框 选择备份数据存放的文件夹并双击打开该文件夹 点击【确定】按钮即完成备份。
帐套恢复(备份数据引入帐套)
仍在系统管理界面点击帐套 点击【恢复】按钮,打开引入数据对话框 选择所需引入的目标数据文件 点击【打开】按钮即完成引入工作。
帐套删除
同帐套备份操作界面一样 选择所需删除帐套并在删除选择框中打“√”后确定即可。
注意:以上这一工作要谨慎操作!!!
系统初始化(点击系统菜单栏【基础设置】 点击对应子菜单 打开设置界面)
1.【基本信息】 编码方案/数据精度;
2.【机构设置】 部门档案/职员档案;
3.【往来单位】 客户分类/客户档案/供应商分类/供应商档案/地区分类;
4.【存货】 存货分类/存货档案;
5.【财务】 会计科目/凭证类别/外币种类(注意辅助核算的选择);
6.【收付结算】 结算方式;
录入期初余额:点击系统菜单栏【总帐】 点击【设置】 点击【期初余额】 打开数据录入界面(见帮助)。(注意需单击【试算】按钮,检查是否平衡)
填制凭证(点击界面左侧【总帐系统】 右侧为总帐操作画面)
1. 填制凭证
点击【填制凭证】 打开填制凭证对话框,点击【增加】按钮,新增一张凭证 填制凭证完毕,另,损益类费用科目发生在贷方做借方红字。。点击【保存】按钮即可保存凭证。
2. 修改凭证
(以制单人)打开填制凭证画面 点击【查询】按钮,查询要修改的凭证后直接修改并保存即可。
3. 删除凭证
打开【填制凭证】画面 点击【制单】菜单中【作废】按钮,凭证上将生成红色“作废”字样 凭证作废后,该凭证还占用一个凭证号,如果要将这张凭证彻底删除,点击【制单】菜单中【凭证整理】”按钮,选择要整理的凭证期间,选择要整理的凭证号,点击【确定】按钮即可将凭证从凭证库中完全删除。
审核凭证(注意:制单人与审核人应不同)
打开【审核凭证】画面 选择要审核的月份及凭证号码并点击【确认】 显示符合条件的未审核的凭证,点击【确认】 打开审核凭证界面,点击【审核】按钮即可一张张对凭证进行审核,也可按【审核】菜单中【成批审核】凭证按钮进行成批审核凭证。
记帐
打开【记帐】画面 在【记帐范围】输入需记帐的凭证号 点击【下一步】按钮,根据提示进行记帐工作。
结帐
打开【月末结账】画面 双击要结帐的月份,【是否结账】将打上【Y】 点击【对帐】根据提示进行结帐。
注意:上月未结帐或本月未记帐则本月不能结帐。
★ 若本月刚结帐却发现某笔凭证有误,如何修改凭证?(如下第六至第九点)
取消结帐
打开【月末结账】画面 选择要取消结帐的月份,同时按“CTRL+SHIFT+F6”并输入主管密码(用帐套主管身份)即可取消结帐。
取消记帐
点击【总账】菜单中的【期末】下的【对账】 打开对帐画面,同时按“CTRL+H”(用帐套主管身份),提示将恢复记帐前状态按钮激活,点击【确定】,并退出这一画面 点击【总账】菜单中的【凭证】下的【恢复记帐前状态】按钮 选择要恢复的记帐方式(根据需要)点击【确定】,打开输入主管密码界面,输入密码,再点击【确定】即可完成取消记帐操作。
取消审核
打开【审核凭证】画面(以审核人身份) 选择要取消审核的月份及凭证号码后并点击【确定】 点击【确定】 打开【审核凭证】界面,点击工具栏【取消审核】按钮即可一张张对凭证进行取消审核,也可点击【审核】菜单中【成批取消审核】按钮进行成批取消审核凭证。
修改凭证
进入填制凭证画面(以制单人),找到要修改的凭证,直接修改后保存即可。
新建报表
1.点击软件左边的【财务报表】,打开报表画面 点击【文件】菜单中的新建,在选择相应的行业性质和所需要的报表。(注:行业应与建帐时的行业一致!);
2.点击【数据】菜单中的【帐套初始】 选择帐套号及年份(此帐套号指你所要取帐套数据的帐套号和年度)并点击【确定】;
取数
点击所打开报表左下角的【格式】,即把其状态转换为【数据】状态 点击【数据】菜单中的【关键字】下的【录入】 输入年,月,日后,点击【确定】即可取数并生成数据报表。
三.次月如何制作UFO报表
打开已保存的报表 点击【编缉】菜单中的【追加】下的【表页】 输入数量,点击【确定】 录入关键字(次月)计算,保存即可。